您的会计和开发部门对于非营利组织持续的财务状况至关重要。那么当这两个功能之间的通信中断时会发生什么?这可能会导致员工之间的冲突,财务报表不正确,甚至在最坏的情况下会导致赠款资金被没收。

坐在木桌上的带有视频电话会议的杯子和笔记本电脑;用于非营利组织中有关开发与会计之间的协作的博客文章的图像

您可以通过以下方式鼓励合作。

注意不同的会计方法
确保员工了解两个部门通常会记录不同的财务信息。开发可以使用现金会计基础,而会计则根据公认会计原则(GAAP)记录捐款,赠款,捐赠和认捐。这意味着它们产生的数字各不相同,但都是正确的。

假设某个捐赠者在2020年12月做出的认捐中于2021年3月付款。开发部门将在3月份在其捐赠者数据库中输入付款金额作为收据。但是会计将记录与12月作出质押时记录为收入的应收质押的付款。收到支票不会在3月产生任何新收入,因为会计部门在12月记录了收入。两个部门在2021年3月(和2020年12月)的数字都是准确的,但他们会彼此不同意。

强制执行清除协议
您的非营利组织应至少每月调整一次其会计和发展计划。它还需要清晰的协议来交流重要活动-否则两个部门以及您的组织都可能遭受负面后果。

例如,如果开发机构无法及时将赠款的会计信息告知会计,则后者将不了解赠款的财务报告要求,并可能因违规而没收资金。如果会计部门未按照GAAP规定在适当的财务期内记录拨款或认捐,则您的组织可能会在审核过程中遇到重大问题,这可能会损害资金。

优先沟通
安排会议的时间,以便会计代表可以教育开发人员有关所需的信息,何时需要的信息以及不接收该信息的后果。就其本身而言,开发部门应为会计活动提供有关预期活动的充分通知,例如未决的赠款申请和拟议的资本运动。

开发还应该提供有关各种捐赠类型的状态报告,包括礼物,赠款和认捐。这对于以多次付款收到的项目尤为重要,因为在将其记录在财务报表中时,会计可能需要对它们进行折现。

双向路
无论您的非营利组织可以依靠两只手来指望员工还是拥有数百名员工,部门之间的协调都容易中断。与我们联系,以建立可促进财务信息有效沟通的政策和程序。

有关PKF Texas如何为非营利部门服务的更多信息,请访问我们的网站并与我们的团队见面: www.PKFTexas.com/NotForProfit.