许多组织陷入了程序的束缚,因为从短期来看,以他们一直以来的方式继续做事比较容易。但是,通常需要定期检查您的非营利组织的会计职能是否存在效率低下和监督漏洞的问题。

在屏幕上带有数据和图形的笔记本电脑上打字的女人;用于非营利组织审核会计功能的博客文章的图片

您可能计划每年进行一次审查,或者在需要进行重大变更(例如人员流动或引入新软件)时进行评估。

改进空间
确保在您的评论中考虑以下项目:

终止政策。 您的公益组织应设置并遵守月度帐单和费用记录的截止日期。例如,要求所有发票在每个月底之前提交给您的会计部门。太多的调整-或等待工作人员或部门上交发票和费用报告-浪费时间并且可能延迟财务报表的生成。

对账。 通过在每个月底后不久对帐您的银行帐户,您可以在年底节省大量时间。尽早发现错误,更容易纠正。同样,将应付账款和应收账款数据与财务状况表进行核对。

分批处理。 不要一次只输入一张发票或只切一张支票。当您要处理多个项目时,请留出一定的时间来完成这项工作。一些组织每月只处理一次或两次付款。将时间表提供给所有人,更少的“紧急”检查和存款可能会浮出水面。

加强监督。 确保负责财务监督的个人或团体(例如,您的CFO,财务主管或财务委员会)检查每月的银行对帐单,财务对帐单和会计分录是否存在明显错误或意外金额。

软件使用。 许多组织未充分了解其全部功能,因此未充分利用所购买的会计软件包。如果需要,可以聘请培训师与员工一起检查软件的基本功能,并教授节省时间的快捷方式。确保在更新可用时安装更新,并知道何时该购买新软件包–例如,何时由于供应商停产而不再“支持”您的软件。

增值
如果不对其进行监控,随着时间的流逝,会计系统可能会变得效率低下。因此,请寻找可以自动执行的劳动密集型步骤,或者不会增加价值并可能被淘汰的过程。例如,通常情况下,步骤会由两名不同的员工重复执行,或者由于“交出”项目的一部分而拖延了流程。也就是说,必须保持会计职责分开以防止欺诈。

请与我们联系以获取更多信息,或者在简化会计功能方面需要帮助。

有关德州PKF如何提供非营利服务的更多信息,请访问 www.PKFTexas.com/NotForProfit.